Un collègue a besoin du mot de passe du compte fournisseur, un client attend des plans volumineux, la fiduciaire réclame les fiches de salaire. Chaque jour, vos collaborateurs partagent des informations, souvent par réflexe, par e-mail ou par messagerie. Le bon geste tient pourtant en une question à se poser avant d’envoyer.
La question à se poser avant chaque envoi
« Que se passerait-il si cette information tombait entre de mauvaises mains ? » Selon la réponse, on peut distinguer trois niveaux :
- Public : une plaquette commerciale, une adresse, des horaires. Aucune précaution particulière.
- Interne : un planning, une procédure, un compte-rendu de séance. À partager avec les outils de l’entreprise.
- Sensible : mots de passe, données de clients ou de collaborateurs, salaires, contrats, plans, coordonnées bancaires. À partager uniquement avec un outil sécurisé.
Pourquoi l’e-mail n’est pas fait pour les mots de passe
Un mot de passe envoyé en clair par e-mail reste stocké dans la boîte d’envoi de l’expéditeur, dans la boîte de réception du destinataire, dans leurs sauvegardes et parfois sur leurs téléphones, pendant des années. Si l’une de ces boîtes est piratée un jour, le mot de passe l’est aussi. Il en va de même pour les messageries instantanées.
kPaste pour les mots de passe et les informations courtes
kPaste est un service gratuit d’Infomaniak qui permet d’envoyer un message chiffré directement dans le navigateur. Vous choisissez une durée de validité, éventuellement un mot de passe, et le message peut s’autodétruire après sa première lecture (Clubic). Le destinataire reçoit un lien à usage unique : une fois lu, le mot de passe ne traîne plus nulle part.
SwissTransfer pour les fichiers volumineux
Pour les fichiers trop lourds pour un e-mail, SwissTransfer, également édité par Infomaniak, permet d’envoyer gratuitement jusqu’à 50 Go par transfert. Vous pouvez protéger le transfert par un mot de passe et choisir sa durée de validité, et les fichiers sont stockés exclusivement en Suisse (Infomaniak). Une alternative locale aux services étrangers, cohérente avec vos obligations de protection des données.
Astuce : si vous protégez un transfert par un mot de passe, communiquez ce mot de passe par un autre canal, par exemple par téléphone ou par SMS, jamais dans le même e-mail.
Une culture du partage sécurisé
Les outils ne servent à rien si personne ne les utilise. Choisissez-les, expliquez-les en quelques minutes à votre équipe et rappelez la règle simple : une information sensible ne voyage jamais en clair. Une culture de la sécurité partagée par tous réduit fortement les incidents. YETY est d’ailleurs partenaire Infomaniak et peut vous accompagner dans le choix de ces outils.
Le guide complet à partager avec votre équipe
Cet article reprend l’un des 9 réflexes de notre guide gratuit des bonnes pratiques de sécurité informatique. Recevez-le par e-mail en version PDF imprimable : de quoi sensibiliser tous vos collaborateurs en quelques minutes, ou le garder sous la main dans vos dossiers.