Un convertisseur PDF gratuit pour dépanner, une extension de navigateur bien pratique, un outil de transfert trouvé en deux clics, un assistant d’intelligence artificielle pour reformuler un e-mail client. Chacun de ces gestes part d’une bonne intention : gagner du temps. Mais chacun peut aussi ouvrir une brèche. C’est ce qu’on appelle le Shadow IT.
Le Shadow IT, c’est quoi ?
Le Shadow IT, ou « informatique de l’ombre », désigne l’utilisation de logiciels, d’applications ou de services en ligne qui n’ont pas été validés par l’entreprise. Ils sont installés ou utilisés directement par les collaborateurs, sans que le responsable informatique le sache.
Pourquoi c’est risqué
- Des logiciels malveillants : un outil gratuit téléchargé sur un site non officiel peut contenir un virus ou un logiciel espion.
- Des failles de sécurité : un logiciel que personne ne connaît, personne ne le met à jour.
- Des données qui s’échappent : un document client converti en ligne ou copié dans un outil d’IA grand public peut être stocké à l’étranger, voire réutilisé, sans que vous le sachiez.
- Des obligations légales non respectées : la loi fédérale sur la protection des données (LPD) vous rend responsable des données de vos clients et de vos collaborateurs, y compris lorsqu’elles transitent par un service tiers.
- Des données introuvables : ce qui est stocké dans un outil non validé échappe à vos sauvegardes.
Les vérifications à faire avant d’installer un logiciel
- La source : téléchargez uniquement depuis le site officiel de l’éditeur ou un magasin d’applications reconnu, jamais depuis un site de téléchargement générique ou un lien reçu par e-mail.
- La réputation : qui édite ce logiciel ? Est-il connu, mis à jour régulièrement, bien évalué par des sources fiables ?
- Les données : où sont stockées les informations que vous y mettez ? Que dit la politique de confidentialité ?
- Les règles de l’entreprise : l’installation est-elle conforme aux procédures informatiques internes ? En cas de doute, demandez avant d’installer.
Interdire ne suffit pas, il faut proposer
Le Shadow IT naît presque toujours d’un vrai besoin. Si vos collaborateurs installent un outil de transfert, c’est qu’ils doivent envoyer des fichiers volumineux. La meilleure parade consiste donc à proposer des solutions validées, par exemple SwissTransfer pour les fichiers ou Microsoft 365 pour la collaboration, et à mettre en place une procédure simple pour demander un nouvel outil. Un collaborateur qui obtient une réponse rapide n’a aucune raison de contourner les règles.
Limiter les droits d’administration sur les postes de travail empêche aussi l’installation de logiciels sans validation. Nous expliquons comment dans notre article sur le principe du moindre privilège.
Le guide complet à partager avec votre équipe
Cet article reprend l’un des 9 réflexes de notre guide gratuit des bonnes pratiques de sécurité informatique. Recevez-le par e-mail en version PDF imprimable : de quoi sensibiliser tous vos collaborateurs en quelques minutes, ou le garder sous la main dans vos dossiers.