Un chantier produit une quantité impressionnante de papier : bons de livraison, rapports de régie, PV de réception, plans annotés, factures fournisseurs. Tout finit dans des classeurs, au bureau ou dans la cabane de chantier. Et le jour où un client conteste une quantité ou un fournisseur réclame un paiement, on passe une heure à chercher le bon document.
Ce que coûte le papier
- Du temps perdu à chercher, classer et photocopier.
- Des documents égarés entre le chantier et le bureau.
- Des litiges plus difficiles à régler sans preuve rapide.
- Des archives qui prennent de la place et craignent l’humidité.
Scanner, classer, retrouver
La numérisation n’a pas besoin d’être compliquée. Un scanner au bureau, un logiciel d’archivage comme enneascanning, et des règles de classement simples (par chantier, par fournisseur, par date) suffisent. Chaque document est scanné une fois, puis retrouvé en quelques secondes grâce à la recherche.
Accessibles depuis le chantier
Quand l’archivage tourne sur un serveur hébergé pour les entreprises du bâtiment, les documents numérisés sont accessibles de partout. Le chef de chantier retrouve le PV de la dernière visite sur sa tablette, la comptabilité rapproche le bon de livraison de la facture fournisseur, la direction consulte un dossier depuis la maison. Tout le monde travaille sur les mêmes documents, au même endroit.
Des archives protégées
Un classeur qui brûle ou prend l’eau est perdu. Un document numérisé sur nos serveurs en Suisse est sauvegardé chaque jour. Vous gardez une trace fiable, utile en cas de litige, de garantie ou de contrôle.
Par où commencer
Inutile de tout scanner d’un coup. Le plus efficace est de commencer par les nouveaux documents, à partir d’une date fixe, puis de numériser l’historique au fil de l’eau, en commençant par les chantiers encore sous garantie.
Questions fréquentes
Faut-il garder les originaux papier ?
Cela dépend du type de document et de vos obligations. Votre fiduciaire peut vous indiquer ce qui doit être conservé sur papier.
Peut-on scanner depuis le chantier ?
Oui, avec un smartphone ou une tablette, puis classer le document directement dans le bon dossier.
Publié par Mathieu Christen, YETY, informatique et sites web à Sion, Valais.